Resposta directa: un portal B2B pot automatitzar la consulta del crèdit, l’aplicació de les condicions de pagament, la reserva d’exposició, el seguiment del cobrament i la descàrrega de factures. No ha d’automatitzar sense control la concessió de crèdit, l’aixecament d’un bloqueig ni una excepció que augmenti el risc. L’ERP o el sistema financer continua sent la font autoritzada; el portal presenta i aplica una versió traçable de la decisió.
L’experiència correcta no consisteix a mostrar «crèdit disponible» com si fos un saldo decoratiu. Abans de confirmar una comanda, el portal ha de saber quin compte rebrà la factura, quins documents consumeixen el límit, quin import s’està reservant i què passarà si la dada canvia mentre el comprador completa el procés de compra.
Diferencia límit, exposició i disponible
- Límit de crèdit: risc màxim aprovat per al compte de facturació.
- Exposició: imports que ja consumeixen el límit: factures obertes i, segons la política, comandes confirmades, lliuraments no facturats i reserves temporals.
- Crèdit disponible: límit menys exposició i ajustos autoritzats.
- Bloqueig: decisió addicional que pot impedir la compra encara que hi hagi disponible, per exemple per deute vençut o revisió de risc.
La fórmula sembla senzilla, però cal deixar-ne l’abast per escrit. Si el límit és de 100.000 EUR, hi ha 55.000 EUR en factures obertes, 12.000 EUR en comandes no facturades i una reserva de 8.000 EUR, el disponible és de 25.000 EUR només si tots quatre components comparteixen moneda, compte i moment de valoració. No sumis imports en monedes diferents sense aplicar el tipus de canvi i la data aprovats.
Resol primer el compte de facturació
L’usuari que compra no sempre és el deutor. Una filial pot fer la comanda i la matriu rebre la factura; diverses delegacions poden compartir un límit, o cadascuna pot tenir condicions pròpies. La clau de control ha d’incloure, com a mínim:
- identitat del comprador i ubicació activa;
- compte de comanda i compte de facturació;
- entitat legal del venedor;
- mercat i moneda del crèdit;
- data, hora i versió de l’avaluació.
Microsoft Dynamics 365 indica que, en B2B, la comanda es pot facturar a l’organització i utilitzar el seu límit en comptes del límit de l’usuari. Aquesta separació evita avaluar el risc contra la persona equivocada.
Quina informació ha de mostrar el portal
Si la política permet mostrar crèdit al client, presenta l’import disponible, la moneda, el moment d’actualització i l’abast: «Disponible estimat per a ACME Iberia: 25.000 EUR, actualitzat a les 10.42 h». Explica que l’import es tornarà a validar en enviar la comanda. No exposis el límit total, factures d’altres divisions ni motius interns de risc a usuaris sense permís.
Quan la dada està endarrerida, no la presentis com a actual. Utilitza estats com ara actualitzat, temporalment no disponible o pendent de validació. Un valor antic amb aparença definitiva és pitjor que un missatge explícit.
Evita utilitzar dues vegades el mateix disponible
Dos compradors de la mateixa empresa poden confirmar comandes alhora. Consultar 25.000 EUR i acceptar dues comandes de 20.000 EUR crea una exposició de 40.000 EUR. La solució necessita una operació atòmica en el sistema que governa el crèdit:
- calcular l’exposició vigent;
- crear una reserva identificada per a la comanda;
- confirmar o rebutjar la reserva;
- convertir-la en exposició real quan s’accepta la comanda;
- alliberar-la si el procés de compra caduca o la comanda es cancel·la.
Cada reserva necessita import, moneda, compte, comanda, data de creació, caducitat i estat. Repetir la mateixa sol·licitud ha de ser idempotent: un doble clic o una resposta perduda no poden reservar dues vegades el mateix import.
Condicions de pagament: una regla, no text lliure
«30 dies» és ambigu si no es defineix l’esdeveniment inicial. Les condicions han d’especificar:
- venciment des de la comanda, l’enviament, el lliurament o la data de factura;
- dies naturals o calendari acordat;
- ajust per festius i caps de setmana;
- percentatge i venciment d’un dipòsit;
- descompte per pagament anticipat, si n’hi ha;
- mètodes de pagament permesos i moneda;
- àmbit: empresa, ubicació, contracte o comanda excepcional.
Shopify documenta condicions per ubicació d’empresa, com ara pagament immediat, net 7–90, venciment després de preparar o enviar la comanda i data fixa per a determinades comandes, a més de dipòsits. La lliçó funcional és que la condició i la data resultant han de quedar desades a la comanda; un canvi posterior a la fitxa del client no ha de reescriure comandes existents.
Separa l’estat de la comanda, el pagament i la comptabilitat
No facis servir un únic estat «pendent». Com a mínim, diferencia:
| Dimensió | Estats d’exemple |
|---|---|
| Comanda | Esborrany, confirmada, bloquejada, cancel·lada |
| Preparació | No iniciada, parcial, completada |
| Facturació | No facturada, parcial, facturada, rectificada |
| Pagament | No vençut, parcialment pagat, pagat, vençut, impugnat |
| Crèdit | Reservat, aprovat, rebutjat, excepció pendent |
Una comanda pot estar lliurada, parcialment facturada i amb el pagament encara no vençut. Reduir-ho tot a «pendent» impedeix que el comprador actuï i dificulta la feina de suport.
Què cal automatitzar i què requereix aprovació
| Automatitzar amb regles | Mantenir sota control financer |
|---|---|
| Aplicar les condicions vigents | Crear o augmentar límits |
| Calcular i reservar exposició | Aixecar un bloqueig per morositat |
| Rebutjar per una regla objectiva | Acceptar un excés excepcional |
| Alliberar reserves caducades | Canviar el compte de facturació |
| Publicar factures comptabilitzades | Emetre abonaments sense document d’origen |
| Enviar avisos de venciment | Modificar dates ja pactades |
Una excepció ha d’incloure sol·licitant, motiu, import, persona que aprova, vigència i efecte exacte. Evita un botó genèric «força la comanda». Qui aprova ha de veure l’exposició abans i després, el deute vençut, el compte afectat i si l’excepció només és vàlida per a aquella comanda.
Factures, abonaments i documents descarregables
El portal només hauria de publicar documents comptabilitzats o clarament marcats com a proforma. Per a cada factura, mostra’n el número, l’entitat emissora, el compte facturat, la data, el venciment, la moneda, l’import original, el saldo pendent, l’estat i les comandes o els albarans relacionats.
Un abonament no és una factura negativa aïllada: vincula’l amb el document i el motiu d’origen. En pagaments parcials, mostra l’import aplicat i el saldo restant. Si hi ha diverses entitats legals, evita barrejar numeracions o permetre que un usuari d’una filial descarregui documents d’una altra.
Els PDF han de provenir del repositori financer autoritzat o verificar-se amb les seves dades. No regeneris al portal un document amb una plantilla que pugui divergir de l’original fiscal. Registra cada descàrrega sensible i aplica permisos per compte, ubicació i rol.
Sincronització i latència
El crèdit i els cobraments canvien fora de l’ecommerce. Defineix objectius diferents: la reserva exigeix resposta síncrona; una factura es pot publicar mitjançant un esdeveniment; un pagament per transferència pot arribar després d’una conciliació. Cada missatge necessita identificador, versió, data de l’esdeveniment i data de recepció.
Processa els esdeveniments de manera idempotent i tolera que arribin fora d’ordre. Una actualització antiga no ha de tornar a obrir una factura ja pagada. Si falla la sincronització, conserva l’últim estat conegut i n’indica l’antiguitat, alerta operacions i decideix si cal bloquejar comandes noves o enviar-les a revisió.
Missatges útils per al client
No mostris «error 402» ni «crèdit insuficient» sense context. Indica el resultat i l’acció permesa: reduir la comanda, pagar factures vençudes, utilitzar pagament immediat, sol·licitar una revisió o contactar amb una persona. No revelis puntuacions internes, comentaris de risc ni dades d’altres comptes.
Proves imprescindibles
- Compte comprador diferent del compte facturat.
- Dues comandes concurrents que competeixen pel mateix disponible.
- Reserva confirmada, caducada, cancel·lada i repetida.
- Comanda just per sota, igual i per sobre del límit.
- Deute vençut amb crèdit numèric disponible.
- Condició neta, dipòsit, pagament immediat i excepció aprovada.
- Factura parcial, abonament, pagament parcial i impugnació.
- Usuari sense permís que intenta accedir a un altre document.
- Esdeveniments duplicats i fora d’ordre.
- Coincidència d’imports, venciments i saldos entre portal i ERP.
Preguntes freqüents
El disponible s’ha d’actualitzar en temps real?
S’ha de tornar a validar en confirmar. Es pot mostrar una estimació anterior si se n’indica l’hora i no es presenta com una reserva.
Superar el límit obliga a rebutjar la comanda?
Depèn de la política. Es pot bloquejar, demanar pagament immediat o iniciar una aprovació, però mai aprovar-la silenciosament.
El client pot canviar les seves condicions?
No directament. Pot sol·licitar-ne una revisió; l’equip de finances decideix i publica una versió nova amb una vigència definida.
Quin document s’ha de poder descarregar?
Només el document autoritzat per al compte i el rol, diferenciant factura fiscal, proforma, abonament i rebut.
Fonts primàries
- Microsoft Dynamics 365 Commerce: pagaments a compte i límits de crèdit B2B.
- Microsoft Dynamics 365 Commerce: gestió de factures B2B.
- Shopify: condicions de pagament i dipòsits B2B.
- Shopify: empreses, ubicacions i configuració B2B.
Pas següent
Reuneix cinc comptes reals i documenta el compte facturat, el límit, els components de l’exposició, les condicions, els permisos de factura i la ruta d’excepció. Després simula dues comandes simultànies i una transferència conciliada amb retard. Per ampliar el disseny del portal, consulta els recursos de CODE B2B.